¿Cuántas reuniones tienen en un día normal? ¿Un par? ¿Cuatro? ¿Más? O tal vez tiene jornadas maratónicas, con reuniones seguidas una tras otra, casi sin respiro.
En consecuencia, es probable que también esté muy familiarizado con distintos tipos de dificultades de conexión; además de las desgastantes pruebas de audio y/o video que roban valiosos minutos a colegas, clientes, proveedores, socios o inversionistas.
Debido al COVID-19 los viajes de negocios se han limitado mucho, ya sea por seguridad sanitaria o por recortes presupuestarios; entonces, empresas de diversos tipos y sectores han identificado la necesidad de contar con salas de reuniones inteligentes.
Por definición, estos espacios deben propiciar el diálogo, el intercambio de ideas, la difusión de información y la colaboración. Y, precisamente, las salas de reuniones inteligentes se distinguen por contar con dispositivos que automatizan funciones clave para el desarrollo del trabajo.
Funcionalidad, eficiencia y modernidad
Independientemente de su tamaño o forma, para diseñar y acondicionar salas de reuniones inteligentes hay diversos requerimientos como los que se enumeran a continuación, para los que, idealmente, debería contar con asesoría profesional:
- Instalación de internet de alta velocidad.
- Adecuación de conectores de energía, audio, datos y voz, sin tener cables desordenados o enredados; lo que no solo es un requisito estético, sino también de salud y seguridad ocupacionales.
- Adquisición de mobiliario funcional, con mesas y sillas ergonómicas que, además, estén en sintonía con la imagen de la compañía.
- Aseguramiento de la privacidad acústica en techos, pisos y/o paredes.
- Incorporación de sistemas elevables y abatibles, pues de esa manera las pantallas, cámaras, proyectores y altavoces pueden permanecer discretamente ocultos mientras no se usan, aunque siempre estarán accesibles.
- Uso de dispositivos y recursos con tecnología de punta como los siguientes:
- Pantallas y/o proyectores de alta resolución.
- Sistemas inalámbricos para mostrar en pantalla el contenido desde cualquier computadora a través de sincronización automática, lo que a su vez permite una mejor protección contra virus informáticos.
- Pizarras digitales, que permiten la interacción con las imágenes proyectadas.
En este contexto, es conveniente que recuerde que el objetivo primordial debe ser la creación de un entorno confortable, tranquilo e intuitivo para todos los usuarios; lo que también conlleva facilitar el control de la iluminación, la temperatura y hasta de las cortinas y las persianas. De ese modo, este espacio podrá adaptarse a las distintas necesidades, situaciones y hasta preferencias.