En pocas palabras, la distribución de su oficina se refiere a cómo se disponen físicamente los espacios de trabajo tanto para el desempeño de su equipo humano como para la atención de clientes y aliados estratégicos.

Entonces, en dicho contexto, los dos objetivos fundamentales que deben guiarle en dicha tarea son: promover un ambiente agradable y aumentar la eficiencia de los procesos.

Y en ese mismo sentido, debe cuidar la correcta distribución de los espacios de trabajo, alineándola con el quehacer de su organización, porque esta tiene el poder de incidir en la circulación de personas y recursos, en las interacciones y flujos de comunicación; así como en la motivación y la comodidad de sus empleados.

A partir de todos esos beneficios, a continuación, le presentamos una selección especial de 11 criterios que suelen observarse y estudiarse para decidir cuál es la distribución ideal en cada caso particular:

1. El tamaño del área total disponible.
2. La forma de dicha área.
3. Las características de dicha área en cuanto a ubicación, paredes, puertas, ventanas, columnas, escaleras, etc.
4. El número de colaboradores que debe albergar el espacio.
5. La naturaleza, volumen, frecuencia y/o tipo de las funciones asignadas a cada área, departamento y/o empleado, procurando tener en cuenta una secuencia lógica.
6. La cantidad y tipos de procesos que se desarrollan, con el propósito de evitar líneas de trabajo mezcladas.
7. La forma en la que la empresa ha dispuesto que debe llevarse a cabo la supervisión de las diferentes tareas.
8. Las relaciones tanto interpersonales como operacionales que se deben propiciar entre los trabajadores y las diferentes unidades organizativas.
9. El uso de diferentes herramientas y recursos tecnológicos, que repercuten tanto en la operación como en la movilidad de las personas en el día a día.
10. Los requerimientos concretos en cuanto a iluminación, líneas telefónicas, redes de computación, baños, espacios de alimentación y almacenamiento, equipos de ventilación, elementos de separación, etc.
11. La dinámica con respecto a posibles cambios en la estructura orgánica y funcional, de tal manera que la distribución permita introducir cambios con facilidad y agilidad a lo largo del tiempo.

En definitiva, la distribución de una oficina debe facilitar que cada empleado, sin importar su jerarquía, se sienta libre, tranquilo y capaz en el desempeño de sus funciones.

Adicionalmente, una correcta distribución es, en sí misma, una carta de presentación de la empresa para con sus públicos internos y externos; además de que incide en que se minimizan los riesgos y las lesiones, cuidando en todo momento la seguridad de quienes se relacionan con ella.