Sin previo aviso, y de un día para otro, los edificios y oficinas se cerraron y así han permanecido durante varias semanas debido a la pandemia provocada por el coronavirus. Así que ahora, a fin de prepararse para la reapertura gradual de la actividad económica, salta la inquietud sobre cómo preparar dichos espacios de tal forma que aseguren tanto la salud como la tranquilidad y la productividad de los trabajadores.

Y para presentar algunas alternativas de acción al respecto, a continuación, le compartimos lo conversado durante el webinar organizado por QUALICONS con el tema “El regreso a los espacios de trabajo: protegiendo la cultura y a las personas”. Dicho evento virtual incluyó la participación de Paula Herrera, Territory Sales Manager de Arista-Haworth para Colombia, Panamá, Ecuador y Perú.

Fundamentos para la preparación del espacio de trabajo

Para comenzar, Herrera señaló consideraciones básicas como las siguientes:

• Preparación de los edificios en cuanto a los controles de acceso y al análisis de la circulación, que contribuyen a brindar más tranquilidad y seguridad.
• Retiro de objetos innecesarios.
• Definición de protocolos de limpieza, a disposición del personal de aseo y mantenimiento, así como de todos los colaboradores y visitantes.
• Establecimiento de planes de distanciamiento social para las interacciones y colaboraciones entre empleados.
• Comunicación para crear confianza.

Luego, para enfocarse en la preparación de los edificios y en la transformación de los espacios físicos, esta ejecutiva presentó como referencia el trabajo que están realizando para EPM Business Group, una empresa de servicios públicos con sede en Medellín, Colombia, que atiende a más de 3 millones de personas en el continente americano y europeo.

Antes de la llegada del COVID-19, Arista-Haworth rediseñó su edificio de oficinas que aloja a 4000 empleados en 120 mil metros cuadrados, aproximadamente. Dicho proyecto se realizó como parte de la transformación de la cultura organizacional de la compañía. Y ahora, todo ese trabajo previo les está permitiendo acompañar y asesorar a EPM para la readecuación de ese inmueble.

Acondicionar los espacios para una nueva vida organizacional

La experta de Arista-Haworth indicó que hay que diferenciar entre los cambios que se harán para el día uno del regreso, de los que se efectuarán para el corto y el mediano plazo.

Entonces, para el primer escenario mostró un comparativo de la configuración de una planta típica del edificio de EPM, destacando cambios y diferencias como las siguientes:

Por tanto, como es evidente, los ajustes obedecen a que ahora se requieren espacios menos densos, reduciendo de manera significativa la cantidad de personas en turnos o alternándolos.

Antes de presentar otros ejemplos, Herrara destacó que las decisiones con respecto a la transformación general del edificio se están alineando con la cultura organizacional de EPM que, originalmente, orientó el diseño de los espacios a partir de estos tres principios:

• Promover la socialización.
• Impulsar la innovación.
• Abordar nuevas formas de trabajo colaborativo.

Con lo anterior en mente se están reconfigurando las distintas áreas con los mismos elementos, tal como se muestra en las imágenes siguientes. Así, en las zonas colaborativas abiertas, los muebles flexibles y modulares ayudan a que el resultado en el día uno del regreso sea rápido, eficiente y con una menor inversión económica (Figuras 1 y 2).

De ese modo, se logrará pasar de 286 a 143 puntos colaborativos por piso, incluyendo espacios abiertos y salas de juntas cerradas.

Por otro lado, en las zonas colaborativas cerradas (Figura 3), que son más densas, la estrategia en el día uno será reducir la cantidad de sillas para aumentar el distanciamiento.

Y en el caso de las islas con los puestos de trabajo fijos, como la siguiente con diez, se aprecia que antes del COVID-19 tenían configuraciones en “L” tipo bench, con pantallas frontales y laterales; pero con parejas de usuarios muy cerca entre sí, totalmente “back to back” (Figura 4). Entonces, los cambios para el día uno se lograrán con movimientos muy sencillos, eliminando retornos, quitando dos puestos por isla y reacomodando al resto (Figura 5).

Posteriormente, para el corto plazo, Herrera explicó la oportunidad de utilizar pantallas que se puedan adicionar con facilidad, permitiendo el distanciamiento y la privacidad con respecto a los compañeros de al lado; además del uso de mobiliarios con textiles lavables que serán vitales para el día a día (Figura 6).

Para el mediano plazo, la experta de Arista-Haworth comentó que “algunas plantas sí van a necesitar reconfigurarse más profundamente, sobre todo para los equipos de trabajo no pueden hacer home office”. Ahí se requerirán configuraciones en zigzag, con screens e incluso con almacenamientos individuales. (Figura 7).

Indudablemente, en tiempos de COVID-19, la aplicación del teletrabajo está cambiando el panorama laboral. No obstante, las oficinas seguirán siendo muy importantes para miles de trabajadores que deben desarrollar sus actividades en un mismo espacio, todos los días, todo el tiempo; así como para quienes no logren sentirse cómodos y productivos trabajando desde casa. Y para todas esas personas, los edificios deben prepararse adecuadamente en términos de remodelaciones, seguridad y desinfección con el fin de garantizar su máxima tranquilidad de ahora en adelante.