Para hablar de estas dos opciones de entornos en la oficina, imagine el caso de Julia, ejecutiva de ventas en una gran empresa. Ella, al llegar a su trabajo, revisa la lista de escritorios disponibles o se conduce directamente al espacio que reservó con antelación por medio de una app, para así iniciar su jornada que, tal vez, no será de ocho horas presenciales en el mismo lugar. Así funcionan el hot desking o el hotelling, respectivamente.
La aparición del COVID-19 aceleró la tendencia del teletrabajo; pero también el auge de modalidades híbridas, más flexibles como estas. Y aunque en el contexto centroamericano la situación de Julia puede parecer solo la escena de una película de moda, esto ya es una realidad en organizaciones de todo tipo alrededor del mundo.
Flexibilidad para trabajadores nómadas
Antes de 2020 se consideraba que solo los millennials valoraban poder elegir cuándo y cómo acudir a una oficina; pero, debido a la pandemia, esa perspectiva ya no se limita solo a los empleados más jóvenes.
Y cuando se trata de hot desking y hotelling hay un factor clave: están especialmente dirigidos a los colaboradores que, por la naturaleza de sus trabajos, no necesitan pasar en una oficina de la mañana a la noche, un día tras otro. Por ejemplo, vendedores, algunos gerentes o, en las industrias creativas, los productores audiovisuales y ejecutivos de cuentas. A este tipo de personas también se les conoce, hoy en día, como trabajadores nómadas.
Comencemos ahora con el hot desking. En particular, este se refiere a una forma de laborar y, sobre todo, de usar el espacio en una oficina que no funciona por asignación directa.
En consecuencia, el empleado puede elegir entre una variedad de espacios individuales o colectivos para laborar, sin instalarse en ninguno de forma definitiva.
En este caso, también pueden darse asignaciones rotativas, basadas en turnos o por orden de llegada, cada día o incluso en horarios determinados.
En función de lo planteado hasta ahora, la principal diferencia del hotelling radica en que los empleados pueden reservar con anticipación el escritorio, la sala de reuniones u otro espacio que quieren utilizar, incluso para un plazo mayor a solo unas horas o un día. Y pueden hacerlo con el apoyo de un servicio presencial, o por medio de una aplicación móvil. De hecho, funciona parecido a las reservaciones en los hoteles, y de ahí proviene su nombre. Por tanto, conlleva un mayor orden y control.
Ventajas y aspectos a cuidar
Tanto el hot desking como el hotelling pueden generar ahorros significativos para las empresas en términos de obras y de mobiliario; aunque siempre hay que acondicionar los espacios para estas modalidades de trabajo.
Por otro lado, favorecen la socialización y el trabajo colaborativo, más allá de áreas o departamentos.
Pero, de igual modo, representan algunos inconvenientes como la falta de privacidad para ciertas actividades, o el riesgo de que algunos colaboradores se queden sin lugar, específicamente en el caso del hot desking, para las fechas y horarios en las que todos sus compañeros “móviles” también decidan llegar a la oficina.
Entonces, ¿cuál cree que le conviene más a una organización como la suya?