¡Por fin cambiará su espacio de trabajo o replanteará el que ya tiene! Es probable que lo haga motivado por las nuevas exigencias derivadas del COVID-19, o por un entorno comercial más retador. De cualquier manera, las ideas que le presentamos a continuación le ayudarán a evitar errores en el diseño de su oficina que pueden resultarle caros en tiempo y dinero.
Además, cuidar la planificación y ejecución de un proyecto de esta índole puede ayudarle a:
- Aprovechar todavía más el espacio disponible.
- Mejorar la productividad, creatividad, confort, comunicación y motivación de sus empleados.
- Identificar nuevas oportunidades de ahorro y eficiencia en el uso de diferentes recursos.
Por tanto, haga todo lo posible por evitar equivocaciones como las que se enumeran a continuación:
1) No analizar bien las características del espacio:
En este sentido, las dimensiones son esenciales. No obstante, esos datos en sí mismos no sirven para nada hasta que los examina en función de aspectos como los siguientes:
- Cantidad de colaboradores.
- Funciones y necesidades tanto individuales como grupales de cada uno de ellos.
- Materiales y equipos que deben tener a la mano.
- Cantidad y ubicación de puertas, ventanas y conexiones.
- Altura del techo.
- Necesidades de almacenamiento.
- Requerimientos específicos para la atención de clientes y/o proveedores.
Así, tras un estudio inicial, el nuevo diseño tendrá que darles a sus colaboradores y visitantes los espacios idóneos para sus actividades a lo largo de cada jornada.
2) No cuidar la iluminación:
En el numeral anterior se habló de considerar la disponibilidad de ventanas, sobre todo para hacer el mejor uso de la luz solar que tiene el poder de asegurar el bienestar de los usuarios. No obstante, en la mayoría de casos no se puede prescindir de la luz artificial, por tanto, hay que planificarla bien para cada puesto de trabajo, prefiriendo luminarias LED suaves que eviten impactos negativos como fatiga visual, migrañas y hasta ansiedad.
3) Descuidar la salud auditiva:
Ruidos y sonidos no deseados pueden dificultar la concentración, poner en riesgo algunos procesos y hasta comprometer la confidencialidad de la información. En consecuencia, lo mejor es conocer bien las distintas alternativas de materiales y acabados para techos, pisos y paredes a fin de contrarrestar la contaminación acústica.
4) No considerar la ergonomía:
Y esto va más allá de solo las sillas ajustables que, por supuesto, deben brindar el soporte correcto para espalda, brazos y piernas.
La ergonomía también debe aplicarse en la selección de escritorios, estantes y archiveros para el almacenamiento.
5) No tomar en cuenta sus proyecciones de crecimiento:
Ciertamente, las crisis de toda índole son una constante en casi todos los sectores empresariales; pero eso no significa que su organización no podría ampliar o diversificar sus actividades dentro de un par de años, por ejemplo. Por tanto, el diseño de su oficina debe considerar sus necesidades presentes y también las de un futuro próximo. De lo contrario, tendrá que invertir en un nuevo cambio más pronto que tarde.
En definitiva, para atender cada uno de estos factores es recomendable que cuente con un equipo interno especializado o con expertos externos que le asesoren de principio a fin.